Gewusst wie ...
Ressourcenplanung in den Griff bekommen
Es ist und bleibt eines der anspruchsvollsten Management-Themen: die Multiprojekt-Ressourcenplanung.
Doch die richtige Dimensionierung und Steuerung der personellen Ressourcen ist gerade in unserer dynamischen und projektgetriebenen Welt ein zentraler Faktor für den Unternehmenserfolg. Umso erstaunlicher, dass viele Unternehmen diese Potenziale auch heute noch nicht nutzen.
Die Scheuring AG hat sich seit den 90er-Jahren auf das Thema spezialisiert und gilt in dem Bereich als Pionier mit richtungsweisenden, praxisgerechten Konzepten. Sie finden in diesem umfangreicheren Blogpost eine geraffte Darstellung dessen, was die Herausforderungen eines erfolgreiches Ressourcenmanagements sind, und welche Lösungsansätze in der Praxis greifen – mit weiterführenden Vertiefungsmöglichkeiten.
Worum geht es?
Beim Ressourcen-Management geht es darum, das Angebot (die personelle Kapazität) mit der Nachfrage nach Ressourcen – der Belastung durch sämtliche auszuführenden Arbeiten – in Einklang zu bringen.
Ressourcenplanung ist Teil der Projektplanung. Ein Projekt wird sein Ziel nur dann erreichen, wenn es über die erforderliche personelle Ausstattung verfügt – dies sowohl quantitativ als auch in Bezug auf die Qualifikation der Teammitglieder.
Vor allem aber ist Ressourcen-Management eine Disziplin des Projektportfolio-Managements. Ressourcenplanung aus Sicht der Organisation führt erst dann zu einer verwertbaren Aussage, wenn diese sämtliche Projekte sowie alle laufenden Geschäftsaufgaben einschliesst. Projekte finden schliesslich selten auf der grünen Wiese statt, sie sind eingebettet in die bestehende Organisation.
Projekte wetteifern um die begrenzten Ressourcen, die im Unternehmen zur Verfügung stehen. Dabei gilt es, den Mitteleinsatz so zu optimieren, dass der grösstmögliche Nutzen für das Unternehmen resultiert. Durch zielgerichtete Projektpriorisierung und die richtige Dimensionierung der personellen Kapazitäten sollen Engpässe oder Überkapazitäten vermieden werden. Wer diese Aufgabe konsequent angeht, wird die Projektziele besser erreichen, Kosten reduzieren, aber auch das Vertrauen und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden erhöhen. Im Endeffekt trägt ein professionelles Ressourcenmanagement substanziell an den Erfolg des Unternehmens bei.
Herausforderung: die Matrix
Ressourcenplanung gilt als die Königsdisziplin des Projekt- und Projektportfolio-Management. Sowohl Berater als auch Anbieter zeigen grossen Respekt vor dieser komplexen Aufgabe.
Die hohe Komplexität der Ressourcenplanung resultiert vor allem aus der Matrix-Situation, die in aller Regel gegeben ist: Projektleiter fordern Kapazitäten von Mitarbeitern an, über die sie in der Regel nicht verfügen. Sie sind auf die Bereitstellung fähiger Mitarbeiter seitens der Linienmanager angewiesen.
Dabei prallen unterschiedliche Interessen aufeinander: die Projektziele des Projektleiters auf der einen, die Erreichung einer gleichmässigen, weder zu hohen noch zu geringen Auslastung der Mitarbeiter auf der anderen Seite.
Das Konzept der zwei Welten
Der mit Abstand wichtigste Ansatz zur Bewältigung dieser hohen Komplexität ist das von Scheuring bereits in den 90er-Jahren entwickelte Konzept der zwei Welten. Bei diesem wird bewusst ein Schnitt zwischen dem Projektportfolio-Management und der Ressourcenplanung einerseits und der Projekt-Detailplanung andererseits gelegt.
Während die Projektplanung bis auf die Ebene von Vorgängen (klassisches Projekt-Management) oder Tasks (agil) heruntergebrochen wird, findet die Ressourcenplanung auf einer groben Ebene der Projektstruktur – etwa Phasen oder Releases – statt. Die Abstimmung von Projektplanung und übergeordneter Ressourcenplanung bleibt primär eine kommunikative Aufgabe zwischen Projektleitern und Linienvorgesetzten. Eine «weiche» systemtechnische Integration der beiden Ebenen, wie diese in resSolution implementiert ist, muss dabei nicht ausgeschlossen bleiben.
Der Ressourcenplanungs-Würfel
Herausforderung: die Matrix
Dass die Ressourcenplanung mit der Excel-Tabellenkalkulation schnell an Grenzen stösst, liegt zu einem guten Teil an den drei Dimensionen, die es dabei abzubilden gilt
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WAS: die Projektdimension, beinhaltend Projekte, Projektphasen, aber auch Aufgaben aus dem operativen Geschäft.
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WER: die Ressourcendimension, beinhaltend Personen und Organisationseinheiten.
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WANN: die Zeitdimension (in den Einheiten Tage bis Jahre).
Besonders anschaulich lassen sich diese Dimensionen mit dem Ressourcenplanungs-Würfel visualisieren. Jedes Ressourcenplanungssystem muss diese drei Dimensionen gleichwertig bedienen. Excel deckt überzeugend zwei Dimensionen ab, während die dritte umständliche und fehleranfällige Hilfskonstruktionen erfordert.
Bei der Ressourcenplanung mit resSolution steht der Datenwürfel im Zentrum. Dieser lässt sich nicht nur aus allen drei Perspektiven ansteuern, die Sichten lassen sich dabei auch unmittelbar bearbeiten. Und der Wechsel zwischen den Perspektiven erfolgt auf einfachste Weise mittels ein, zwei Mausklicks. Dieser Ansatz macht einen grossen Teil der hohen Arbeitseffizienz des Systems aus.
Ausbau zum professionellen Controlling und Projektportfolio-Management
Ein wichtiger Schritt über die reine Ressourcenplanung hinaus ist die Einführung des mitlaufenden Aufwand-Controllings. Bei diesem stehen die folgenden Grössen im Zentrum
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Budget: der ursprünglich vorgesehene, freigegebene Aufwandwert
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Ist: das Total der bis zum Berichtszeitraum angefallenen effektiven Aufwände
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PlanRest: den Aufwand, der benötigt wird, um die Arbeiten unter Berücksichtigung einer realistischen Schätzung fertigzustellen
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Prognose: Summe aus Ist- und Restaufwand
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Abweichung: die Differenz zwischen Budgetwert und Prognose
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Die Ist-Daten – effektiv geleistete Arbeitsaufwände – werden entweder direkt im Projektportfolio-Management-System erfasst oder aber aus dem Fremdsystem, z.B. SAP, importiert.
Auf einer nächsten Ebene werden auch Kostendaten Teil des Controllings. Dabei handelt es sich einerseits um die Bewertung des Personaleinsatzes mittels hinterlegter Stundensätzen, andererseits um die Berücksichtigung der weiteren Kosten, wie Material, Komponenten, Lizenzen oder externe Leistungen.
Als letzter Schritt ist der Ausbau hin zu einem integralen Projektportfolio-Management zu empfehlen. Auch bei diesem handelt es sich um kein Hexenwerk. Es geht hier um das Mitführen vor allem qualitativer Daten wie Projektbeschreibungen, Verantwortungen, Status, Bewertungen mittels Kriterien oder Ampeln sowie die Dokumentation der History oder von anstehenden Managemententscheiden. Die Ressourcenplanung bleibt ein zentrales Element und unterstützt Entscheidungen in den einzelnen Projekten und über das gesamte Projektportfolio.
Prozesse zweckmässig designen
Ein funktionierendes Ressourcenmanagement erfordert die transparente und zweckmässige Gestaltung von Prozessen und Rollen: Wer ist in die verschiedenen Prozessschritte in welcher Form eingebunden, und welches ist die Periodizität dieser Aufgabe? Ein eigentlicher Knackpunkt ist das Zusammenspiel zwischen Projektleitern und den Linieneinheiten. Hier gilt es, die Interessen der beiden Player sinnvoll abzubilden und die Kommunikation und Abstimmung sowohl organisatorisch als auch in Bezug auf den Software-Einsatz zweckmässig zu gestalten.
Ein sehr wertvolles Hilfsmittel ist die von Scheuring entwickelte Projektportfolio-Management-Roadmap. Die Nutzung dieses Instruments zwingt dazu, alle Aspekte in Bezug auf Prozesse und Rollen zu adressieren und zu regeln.
Im Zusammenhang mit diesen Prozessen sind auch die folgenden Fragen zu beantworten:
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Welche Granularität wird bei der Projektstrukturierung gewählt – pauschale Planung auf Projektebene, Planung auf der Ebene von Projektphasen (in der Praxis häufig zielführend) oder sogar detaillierter? Letzteres sollte gemäss dem Konzept der zwei Welten mit grosser Zurückhaltung in Betracht gezogen werden.
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Wie zentral bzw. dezentral soll die Planung erfolgen? Welche Aufgaben sind zentral, zum Beispiel durch ein Projektportfolio-Management-Office, durchzuführen oder zu unterstützen?
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Erfolgt die Ressourcenplanung auf der Ebene von Mitarbeitenden oder wird diese – ganz oder partiell – nur bis auf die Ebene von Organisationseinheiten (z.B. Teams) heruntergebrochen? Letzteres kann dann angezeigt sein, wenn die Mitarbeitenden in den Teams homogen sind, oder in agilen Umgebungen, bei denen die Einsatzplanung im Detail durch das Team autonom erfolgt.
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In welchen Gremien und wie oft erfolgen Abstimmungen und Entscheidungen zwischen den beteiligten Playern?
Ressourcenplanung in agilen Umgebungen?
Die Ressourcenplanung wird in Fachbeiträgen zu agilem Projektmanagement stiefmütterlich oder gar nicht thematisiert. Dabei ist es ein gefährlicher Trugschluss, dass die Planung und Steuerung der Kapazitäten und Belastungen aufgrund der Selbstorganisation von Entwicklungsteams hinfällig wird. Das Gegenteil ist der Fall.
Zur Agile-Thematik habe ich ein umfassendes Whitepaper verfasst.
​Dazu ein Auszug aus dem Schlusswort: «Und schliesslich ist zu fordern, dass eine Ressourcenplanung auf einer übergeordneten Ebene und über sämtliche Vorhaben der Organisation eingeführt und konsequent geführt wird. Der Leiter des Entwicklungsteams stellt dabei die Verbindung zwischen dem Vorhaben und der Ebene des gesamten Vorhabens-Portfolios her.»
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Wir werden zu dieser Thematik in absehbarer Zeit einen separaten Blogpost verfassen. Interessierte können das Whitpaper jedoch bereits jetzt mittels eines E-Mails an heinz.scheuring@scheuring.ch anfordern.
Software für die Ressourcenplanung
Das Konzept der zwei Welten wirkt sich stark auf das Design von Projekt- und Projektportfolio-Management-Systemen aus.
Die gute Nachricht: Wer, wie die meisten Organisationen dies tun, die Projekt-Detailplanung getrennt vom Projektportfolio-Management und der Ressourcenplanung betreibt, braucht sich nicht zu verstecken. Microsoft Project für die Ablauf- und Terminplanung des Projekts und Excel für die Ressourcenplanung des Teams sind kein fragwürdiges Tandem. Wer das Ressourcen-Management für mehr als nur eine Handvoll Personen auf ein professionelles Level heben möchte, wird sich indessen mit dem Ersatz der Tabellenkalkulation durch ein professionelles Projektportfolio-Management-System mit überzeugender Ressourcenplanungsfunktion befassen müssen.
Wie gezeigt, lässt sich die Multiprojekt-Ressourcenplanung mit konventionellen Projekt-Management-Tools wie etwa Microsoft Project nicht bewältigen. Wer die Bedürfnisse des Linien-Managements und der Geschäftsleitung abdecken will, benötigt ein System, das sich des Managements des gesamten Projektportfolios annimmt. In Bezug auf die Funktion der Ressourcenplanung sind dabei unter anderem die folgenden Fähigkeiten zu fordern
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Die Anwendung stellt nicht das Projekt, sondern das gesamte Projektportfolio ins Zentrum.
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Eine mehrstufige Organisationsstruktur ist abbildbar.
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Die Einlastung geplanter Aufwände kann wahlweise verteilt (automatisiert) zwischen Start- und Endtermin oder direkt (manuell) auf der Zeitachse erfolgen.
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Neben den Plan- lassen sich auch Ist-Daten abbilden, sei dies mittels der integrierten Zeiterfassungsfunktion oder über den Import aus dem ERP- oder Zeiterfassungssystem.
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Über die Plan- und Ist-Daten hinaus bietet das System ein Aufwand-Controlling mit Prognosedaten und Abweichungen gegenüber den Ursprungs-/Budgetwerten.
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Soll über das Ressourcen-Management hinaus auch das Projektportfolio-Management umfassend unterstützt werden, müssen Plan- und Ist-Kosten sowohl in Bezug auf die eingesetzten personellen Ressourcen als auch auf Sachkosten sowie qualitative Daten abgebildet werden können.
Die Erfolgsfaktoren in Kürze
Bei der Einführung eines erfolgreiches Ressourcenmanagements sind vor allem die folgenden Erfolgsfaktoren zu beachten:
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Das Linien-Management ist sich seiner führenden Rolle bei der Ressourcenplanung bewusst und übernimmt in dieser Aufgabe aus Überzeugung den Lead.
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Die Vereinbarungen zwischen Projekt und Linie in der Matrixsituation werden von beiden Partnern als Vertrag verstanden und gelebt.
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Die Ressourcenplanung erfolgt auf einer groben Planungsebene.
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Die Trennung der Ressourcenplanung von der Einzelprojekt-Detailplanung ist kein Versagen, sie zeugt von Weisheit.
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Die Software fokussiert auf das Projektportfolio- und Ressourcen-Management, nicht auf die Planung des einzelnen Projekts.
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Die Gegenüberstellung von Plan und Ist wird als Basis für ein «Learning on the Project Portfolio» verwendet.
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Die Prozesse, Rollen und Standards sind zweckmässig definiert, werden durchgesetzt und gelebt.
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Vertiefungsmöglichkeiten
Nutzen Sie auch die folgenden Möglichkeiten, sich tiefer in die Themen rund um die Multiprojeit-Ressourcenplanung einzuarbeiten.
Erfolgsfaktoren bei der Personaleinsatzplanung
Vertiefender Fachartikel im Swiss IT Magazine zu den Grundlagen und Erfolgsfaktoren des Multiprojekt-Ressourcenmanagements. Zum Download.
Agiles Projektmanagement - vom Dogma zum Businessnutzen
Whitepaper "Agiles Projektmanagement - vom Dogma zum maximalen Businessnutzen". Beleuchtung zentraler Aspekte agiler Entwicklung, möglicher Ursachen für Implementationsprobleme und Lösungsansätze. Mit einem besonderen Gewicht auf dem Ressourcenmanagement. Fordern Sie das Whitepaper an bei heinz.scheuring@scheuring.ch
Software muss nicht fliegen
Fachartikel von Heinz Scheuring in der renommierten Management-Zeitschrift IM+io mit dem Plädoyer für einen Paradigmenwechsel bei der Business Software. Zum Download.
Radikale Business Software
Fachbuch von Heinz Scheuring, 206 Seiten. Beispiele, Überzeugungen und Ansätze für nutzenorientierte Software. Hier können Sie die PDF-Version kostenlos bestellen: https://www.ressolution.ch/buchbestellung
resSolution Website / Thema Ressourcenplanung
Die resSolution Website bieten in Verbindung mit der Demo-Plattform Einblicke in die Funktionalität und Möglichkeiten der Software: ressolution.ch
Hier ist der Direktzugriff auf das "resSolution-Haus" auf der Plattform: demo.hypermanager.ch
