Buch: Radikale Business Software

Hersteller von Software orientieren sich zu stark an der Wirkung ihrer Produkte bei der Erstpräsentation, Experten zu sehr an der Zahl der Features. Die Relevanz der Funktionen im praktischen Betrieb gerät dabei unter die Räder.

Heinz Scheuring fordert einen Paradigmenwechsel bei den Prioritäten: die uneingeschränkte Fokussierung auf jene Features und Bedienkonzepte, die den maximalen Beitrag an den langfristigen Unternehmenserfolg versprechen. Sein Credo: Radikale Nutzenorientierung.

Der Fokus der Ausführungen liegt auf Management-Software mit besonderer Berücksichtigung von Projekt- und Projektportfolio-Management, seit über 30 Jahren die Expertise der Scheuring AG. Die Grundsätze und deren Umsetzung werden am Beispiel des Scheuring Management-Systems aufgezeigt.

Das Buch richtet sich einerseits an die Kunden und Interessenten für die Scheuring Managementsysteme. Andererseits will es Manager aller Ebenen, CIO, Evaluationsverantwortliche, Einkäufer, Berater, Anwender, aber auch die Autoren von Studien und Testberichten sowie die Hersteller und Anbieter von Software ansprechen und zum Thema sensibilisieren.

Es folgen einige Einblicke und Auszüge.

Hier können Sie das Buch bestellen.

Die Software-Treppe der Wahrheit

Die Bandbreite, was den Erfolg – oder Misserfolg – bei der Einführung einer neuen Software-Anwendung betrifft, ist gross. Die «Software-Treppe der Wahrheit» bis zur oberste Stufe zu erklimmen, kann beschwerlich sein und eine grosse Herausforderung darstellen.

Wo würden Sie diesbezüglich Ihre diversen Applikationen einordnen?

Mögen Sie’s sexy oder lieber effizient?

Kommt drauf an, wird der Leser denken. Doch aufgepasst: Wir befinden uns in diesem Kontext in der Arbeitswelt. Auch in dieser ist Schönheit schön, sie darf indes nicht zulasten der Resultate, der Qualität oder der Arbeitseffizienz gehen. Beim Projekt- und vor allem beim Ressourcenmanagement ist die Frage häufig: Tabelle oder Grafik?

Tabellen mit ihrem sterilen Raster sind optisch nicht besonders sexy. Ihnen fehlt der Glanz des Bubble Charts, des Gantt Charts, des Kreis- oder des Säulendiagramms. Doch in der betrieblichen Praxis bietet die Präsentation von Daten unter Nutzung der zwei Dimensionen horizontal und vertikal, Zeilen und Spalten, vielfach ungleich differenziertere Aussagen als die schönste Grafik. Das Säulendiagramm aus resSolution ist mit Bestimmtheit schöner anzuschauen als die Tabelle darunter. Doch während das Chart gerade einmal die Belastungssituation für eine Person hergibt, enthüllt die Tabelle darunter die noch verfügbaren Kapazitäten bzw. die aus der Planung resultierenden Überlastungen gleich sämtlicher Mitarbeiter der Abteilung in einer einzigen Sicht.

Nicht immer sagt ein Bild mehr als tausend Worte. Wer, wie Scheuring dies tut, zugunsten hoher Effizienz auch stark auf Tabellen setzt, hört hinter vorgehaltener Hand oder auch ganz unverblümt, dass das Tool nicht besonders sexy wirkt. Beispiele anderer Projektmanagement- und Collaboration Tools kommen hier auf den ersten, vielleicht auch noch auf den zweiten Blick besser weg. Wer die Mechanik des Projektmanagements und insbesondere der Ressourcenplanung indessen verstanden hat und den schnellst möglichen Weg zu Resultaten sucht, wird die Tabellen sehr schnell lieben lernen und diese nicht als Bleiwüsten abqualifizieren. Er wird lernen, dass die Drag&Drop-Tools in der Demo toll anzusehen waren, in der realen Arbeitswelt jedoch unübersichtlich, langsam und in der Bedienung ineffizient sind. Wertvoll, wenn dies bereits beim ersten Kontakt erkannt wird. Dazu die spontane Aussage einer Teilnehmerin eines Marketingunternehmens während der Präsentation von hyperManager und resSolution: «Das System ist optisch nicht sexy. Es bietet das, was wichtig ist, und gerade deshalb ist es sexy!» Solch tieferes, nutzenorientiertes Verständnis potenzieller Anwender kann man nicht unbedingt voraussetzen. Umso schöner ist ein solches Feedback. Sozusagen Balsam für die Seele des gegen Vorurteile kämpfenden Systemanbieters …

Praxistipp zur Systemintegration

Hinterfragen Sie jede Idee und jeden Antrag auf die Implementierung einer Schnittstelle sehr kritisch unter dem Aspekt des Aufwand-/Nutzenverhältnisses.

Multiplizieren Sie dabei den geschätzten Aufwand mit zwei und seien Sie bei der Bewertung des Nutzens doppelt kritisch!

Aus Scheurings Leitlinien der Software-Entwicklung

Grundsatz 2: Weniger ist mehr
Das Sprichwort «Weniger ist mehr» trifft ganz besonders bei Software zu. Bevor wir diese implementieren, prüfen wir jede Funktion auf deren Relevanz für den normalen User. Reine "Verkaufsfunktionen", die in der Praxis keinen Nutzen stiften, sind bei uns tabu. An den kontraproduktiven „Feature-Schlachten“ der Konkurrenz beteiligen wir uns nicht. Selten oder nur durch Spezialisten benötigte Funktionen stufen wir so weit herunter, dass der User damit im Normalfall nicht konfrontiert wird.

Grundsatz 3: Maximale Vereinfachung
Mit dem so genannten Hausansatz – Register repräsentieren die Etagen, das Menü auf der linken Seite die Räume – reduzieren wir die Komplexität der Navigation auf das extreme Minimum. Der Benutzer bekommt das, was für ihn relevant ist, und dies gebrauchsfertig. Jeder Anwender, der lesen kann, erreicht sein Ziel nach zwei bis drei Klicks ohne jegliche Einführung in die Software. User mit Schreibrecht sind in der Lage, das System nach einer zweistündigen Einführung zu bedienen.

Grundsatz 6: Editierbare Ansichten
Wir implementieren durchgängig editierbare Ansichten anstelle toter Reports, indem wir die Auswertungs- mit der Editierumgebung verbinden. In Anlehnung an das WYSIWYG-Prinzip (What You See Is What You Get), das die älteren Semester unter den Lesern ein Begriff sein dürfte, ist unser Motto: WYSIWYE – What You See Is What You Edit.

Grundsatz 10: Freier Datenzugang
Wir setzen auf Offenheit und Direktheit. Der gemeinsame Zugang zu den Daten fördert das unternehmerische Denken. Starre Workflows beeinträchtigen die Kreativität und die Effizienz.

Grundsatz: 18 Kundenspezifische Funktionalität
Wir gehen sehr flexibel auf Kundenwünsche ein. Zusätzliche Anforderungen bauen wir in den offiziellen Release ein und schalten die Funktion nach Bedarf öffentlich oder nur für den Kunden frei.

Phasenmodell für Software-Evaluation: Drama in acht Akten

1 Die Motivation
Alle sind dafür. Das neue System soll einen wesentlichen Beitrag an die Arbeitseffizienz und Entscheidungsqualität leisten.

2 Der Stolz
Der Kriterienkatalog steht. Das Projektteam hat an alles gedacht. Der Projektausschuss verdankt die hervorragende konzeptionelle Arbeit.

3 Die Begeisterung
Der Entscheid ist gefällt. Das System wurde auserkoren. Der Lieferant scheint hoch professionell. Die Einführung kann starten.

4 Die Nach(t)arbeit
Der Aufwand für Customizing, Anpassungen und Rollout sind deutlich grösser als geplant. Der Personaleinsatz und das Budget werden erhöht. Manche Überstunde wird geleistet. Der Wille zum Erfolg ist indes ungebrochen.

5 Die Ernüchterung
Der erhoffte und versprochene Nutzen bleibt aus. Das System ist kompliziert. Die Akzeptanz schwindet. Schuldige werden gesucht.

6 Die Schattenwirtschaft
Die alten Lösungen werden aus der Versenkung geholt. Zunächst noch heimlich. Das Management beginnt nach den Ursachen für den Flop zu fragen.

7 Das Eingeständnis
Das Management bittet zur Krisensitzung. Der Misserfolg wird nicht mehr schöngeredet. Die Rückkehr zu den alten, selbstgestrickten Insellösungen mit Handarbeit wird autorisiert.

8 Zurück auf Feld eins
Die Evaluation einer alternativen Lösung wird beschlossen und budgetiert. Der Leiter des Projektausschusses ernennt sich zum Projektleiter