Die Ressourcenplanung sorgt dafür, dass die richtigen Mitarbeitenden, Kompetenzen und Kapazitäten zum richtigen Zeitpunkt für die richtigen Projekte und Aufgaben verfügbar sind. Ziel ist es, Ressourcen optimal entsprechend deren Verfügbarkeiten und Fähigkeiten einzusetzen, Engpässe frühzeitig zu erkennen und Projekte realistisch zu planen. Eine professionelle Ressourcenplanung schafft Transparenz über die Auslastung über alle Projekte und Aufgaben, verbessert die Zusammenarbeit zwischen Linien- und Projektorganisation und bildet die Grundlage für erfolgreiche Projekte.

Die Ressourcenplanung ist ein Teil des Ressourcenmanagements. Während sich die Ressourcenplanung auf die konkrete Zuteilung von Mitarbeitenden und Kapazitäten zu Projekten konzentriert, umfasst das Ressourcenmanagement zusätzlichdie Erfassung der geleisteten Aufwände und die Prognose bezüglich des zu erwartenden Gesamtaufwandes sowiestrategische Aufgaben wie Planung und Steuerung des längerfristigen Kapazitäts- und Personalbedarfs in Verbindung mit der Projektpriorisierung.Eine erfolgreiche Organisation verbindet alle diese Aufgaben zu einem durchgängigen Planungsprozess.

Selbst die beste Projektplanung scheitert, wenn die benötigten Ressourcen nicht verfügbar sind. Eine strukturierte Ressourcenplanung schafft Transparenz über Auslastung, Verfügbarkeit und Engpässe. Unternehmen können Projekte realistischer terminieren, Überlastungen vermeiden und ihre Mitarbeitenden gezielt einsetzen. Das erhöht die Termintreue, verbessert die Auslastung und steigert die Zufriedenheit von Kunden und Mitarbeitenden.

Das wichtigste Ziel der Ressourcenplanung ist der optimale Einsatz begrenzter Ressourcen. Mitarbeitende sollen entsprechend ihrer Verfügbarkeit und Qualifikation eingesetzt werden, ohne dauerhaft über- oder unterlastet zu sein. Gleichzeitig unterstützt eine professionelle Planung die Priorisierung von Projekten, verbessert deren Planbarkeit und schafft eine fundierte Entscheidungsgrundlage für Management, PMO und Linienverantwortliche.

Erfolgreiche Ressourcenplanung beginnt nicht mit der Software, sondern mit dem richtigen Konzept. Die grösste Herausforderung besteht darin, Projektplanung und Ressourcenplanung richtig voneinander zu unterscheiden. Projektleiter und Linienmanager verfolgen unterschiedliche Ziele und benötigen deshalb unterschiedliche Verantwortlichkeiten und Sichten. Wer beide Aufgaben vermischt oder Ressourcen auf der Ebene einzelner Tasks plant, erzeugt unnötige Komplexität statt Transparenz. Erfolgreiche Ressourcenplanung basiert auf klaren Rollen, einer geeigneten Planungsebene und einer guten Abstimmung. Vertiefung auf dem Blog: Die häufigsten Fehler bei der Ressourcenplanung

Überlastungen entstehen meist schleichend. Deshalb sollten Auslastung, Kapazitäten und Projektprioritäten regelmässig überprüft werden. Transparente Ressourcenübersichten helfen dabei, Engpässe frühzeitig zu erkennen und Projektplanungen rechtzeitig zu aktualisieren. Ebenso wichtig ist es, realistisch zu planen, die Prioritäten kritisch zu hinterfragen sowie Ferien und andere Abwesenheiten bei der Kapazitätsplanung zu berücksichtigen.

Wenn Ressourcen knapp sind, sollten Projekte nicht nach dem Prinzip «Wer zuerst kommt, mahlt zuerst» priorisiert werden. Stattdessen empfiehlt sich eine Bewertung nach strategischer Bedeutung, Kundennutzen, Risiken und wirtschaftlichem Beitrag. Eine transparente Priorisierung erleichtert Entscheidungen und sorgt dafür, dass die verfügbaren Ressourcen dort eingesetzt werden, wo sie den grössten Mehrwert schaffen.

Eine gute Ressourcenplanung ist so detailliert wie nötig und so einfach wie möglich. Für die strategische Kapazitätsplanung genügt häufig eine Planung auf der Ebene Projekt oder Projektphase oder Arbeitspaketebene. Eine zu feingranulare Planung – auf Arbeitspaketebene oder gar Taskenene – verursacht hohen Pflegeaufwand und verliert schnell an Aktualität. Dadurch entsteht das Risko, dass sie am Ende an Genauigkeit und Verlässlichkeit sogar verliert im Vergleich zu einer Grobplanung. Entscheidend ist, dass die Planung den Verantwortlichen verlässliche Entscheidungsgrundlagen liefert.

Das hängt vom Planungshorizont ab. Langfristig ist eine Planung auf Team- oder Kompetenzebene meist ausreichend und deutlich stabiler. Je näher die operative Umsetzung rückt, desto sinnvoller wird die Planung auf Mitarbeiterebene. Viele Unternehmen kombinieren deshalb beide Ansätze und schaffen damit eine gute Balance zwischen Planungssicherheit und Flexibilität.

Ferien, Feiertage, Teilzeitmodelle, Weiterbildungen und Krankheitsausfälle beeinflussen die tatsächlich verfügbare Kapazität erheblich. Diese Abwesenheiten sollten deshalb konsequent in die Ressourcenplanung einfliessen. Nur wenn die effektive Verfügbarkeit berücksichtigt wird, entstehen realistische Auslastungsübersichten und belastbare Projektpläne. Moderne Ressourcenmanagement-Software unterstützt die Berücksichtigung all dieser Faktoren.

Ressourcenplanung ist kein einmaliger Vorgang, sondern ein kontinuierlicher Prozess. In dynamischen Projektumgebungen empfiehlt sich eine wöchentliche oder zweiwöchentliche Aktualisierung. In der Mehrzahl der Fälle empfiehlt sich ein monatlicher Planungsrhythmus. Strategische Kapazitätsplanungen können auch quartalsweise überprüft werden.Regelmässige Aktualisierungen sorgen dafür, dass Veränderungen früh erkannt und Projekte sowie der Kapazitätseinsatz rechtzeitig angepasst werden können.

In vielen Unternehmen ist Ressourcenplanung eine gemeinsame Aufgabe von Linienverantwortlichen, Projektleitenden und dem PMO. Während Projektleitende den Ressourcenbedarf definieren, verantworten Linienverantwortliche die Verfügbarkeit ihrer Mitarbeitenden. Das PMO unterstützt den organisationsweiten Überblick und sorgt für Transparenz sowie die Einhaltung der Planungsprozesse. Klare Rollen und Verantwortlichkeiten sind dabei entscheidend. In der Mehrzahl der Fälle liegt die Verantwortung für die projektübergreifende Ressourcenplanung bei den Linienvorgesetzten.

Ein gutes System unterstützt nicht nur die Planung, sondern die Zusammenarbeit. Projektleiter und Linienmanager haben unterschiedliche Aufgaben und benötigen deshalb unterschiedliche Sichten und Verantwortlichkeiten. Gleichzeitig muss das System verschiedene Planungsebenen unterstützen – von der strategischen Kapazitätsplanung bis zur operativen Projektplanung – und daraus transparente Entscheidungsgrundlagen schaffen. Zentral für die Akzeptanz aller Beteiligten sowie effizientes Arbeiten ist sodann eine intuitive Bedienung.