Künstliche Intelligenz im Projektmanagement: Zwischen Assistenz und Innovation

Künstliche Intelligenz ist kein neues Phänomen. Ihre konzeptionellen Grundlagen reichen bis in die 1930er-Jahre zurück. Dennoch erleben wir aktuell eine Dynamik, die in dieser Form neu ist – insbesondere durch die Einführung der Large Language Models (LLM).

Diese Entwicklung wirft eine zentrale Frage auf: Welchen konkreten Beitrag kann KI heute zur Projektarbeit leisten?

Breite Einsatzmöglichkeiten von KI in Projekten

Um diese Frage pragmatisch zu beantworten, bietet sich eine Gliederung in drei Anwendungsebenen an:

1. KI für die Projektadministration

Der Einsatz von KI in der administrativen Projektarbeit dürfte in vielen Organisationen längst angekommen sein: E-Mails formulieren, Meetings zusammenfassen, Berichte strukturieren oder Inhalte übersetzen – all das lässt sich effizient unterstützen. Den Nutzen des KI-Einsatzes für administrative Aufgaben auch in Projekten dürften indessen nur wenige noch in Zweifel ziehen. Gleichzeitig bleibt die kritische Reflexion unerlässlich, denn wer Ergebnisse ungeprüft übernimmt, riskiert Qualitätsverluste.

2. KI für das Projektmanagement

Auch in der Unterstützung des Projektmanagements eröffnet KI vielfältige Möglichkeiten:

• Strukturierung von Projekten und Zieldefinitionen

• Unterstützung bei Planung und Controlling

• Impulse für Stakeholder-Management und Projektführung

• teilautomatisierte Planung zB. im Bereich des Ressourcenmanagements

Die Grenzen zeigen sich jedoch schnell: Projekte sind komplex, kontextabhängig und oft einzigartig. Nicht alle relevanten Einflussfaktoren lassen sich in Daten fassen – insbesondere im Bereich der Ressourcenplanung oder bei zwischenmenschlichen Dynamiken. KI liefert hier wertvolle Denkanstösse, ersetzt aber keine Erfahrung.

3. KI für die inhaltliche Projektarbeit

Ganz anders zum Einsatz der KI im Projektmanagement präsentiert sich die Situation bei der inhaltlich-konzeptionellen Projektarbeit. Projekte sind per Definition innovativ. Sie befassen sich mit neuen Fragestellungen, für die es keine fertigen Lösungen gibt. Genau hier kann KI als Impulsgeber dienen:

• bei der Entwicklung neuer Ideen

• bei strategischen Überlegungen

• bei Marketing- und Kommunikationskonzepten

Wichtig ist dabei: KI liefert keine finalen Antworten, sondern nur Denkanstösse.

Dynamisches Content Management als Schlüssel

Ein entscheidender Erfolgsfaktor liegt nicht nur in der Nutzung von KI selbst, sondern im Umgang mit den daraus entstehenden Inhalten. In unserer Praxis hat sich die Nutzung des dynamischen Content Managements bewährt, wie es hyperManager und resSolution bereitstellen:

• KI-generierte Inhalte werden systematisch dokumentiert

• Ergebnisse werden strukturiert abgelegt

• Wissen wird für alle Projektbeteiligten zugänglich gemacht

Erst dadurch entsteht nachhaltiger Mehrwert über den einzelnen Anwendungsfall hinaus.

Chancen und Grenzen

Bei aller Begeisterung ist eine differenzierte Betrachtung notwendig:

• KI basiert auf vorhandenem Wissen und Mustern

• Projekte hingegen erfordern oft radikal neue Lösungen

• Eine zu starke Orientierung an KI kann den Blick für echte Innovation einschränken

Deshalb sollte KI in Projekten klar positioniert werden: als Assistenzsystem, nicht als führendes Instrument.

Blick in die Zukunft

Die Entwicklung wird weitergehen, und sie wird das Projektmanagement nachhaltig prägen. Meine Überzeugung bleibt jedoch: Der Mensch wird auch künftig die zentrale Rolle spielen. Nicht trotz KI – sondern gerade im Zusammenspiel mit ihr. Die Fähigkeit, Impulse richtig einzuordnen, kritisch zu hinterfragen und in tragfähige Lösungen zu überführen, bleibt eine zutiefst menschliche Kompetenz.

Der vollständige Beitrag mit einem Praxisbeispiel von der Scheuring AG ist im Schweizer Praxisbuch – KI im Projektmanagement erschienen, das seit dem 25. März erhältlich ist.