Projektmanagement-Software evaluieren: Mit PEPS zur fundierten Auswahl

Wie lässt sich vermeiden, dass die Evaluation eines neuen Projekt- oder Projektportfolio-Management-Systems am Ende zu einem Fehlentscheid führt?

Seit über 30 Jahren beschäftige ich mich mit Software für Projektmanagement, Projektportfolio-Management und Ressourcenmanagement. Als Berater habe ich Unternehmen bei der Optimierung ihrer Projektorganisation sowie bei der Auswahl und Einführung entsprechender Software unterstützt. Gleichzeitig entwickeln wir bei Scheuring seit vielen Jahren mit resSolution und hyperManager eigene Lösungen für diesen Bereich.

Dabei begegnet mir immer wieder eine Herausforderung: Bei der Evaluation von Projekt- und Projektportfolio-Management-Systemen werden wichtige Weichen gestellt – und diese werden nicht immer an den Anforderungen der Praxis ausgerichtet.

Zu hohe Erwartungen, falsch gesetzte Prioritäten oder eine Orientierung an einzelnen Funktionen können dazu führen, dass am Ende zwar eine leistungsfähige Software ausgewählt wird, diese den gewünschten Nutzen im praktischen Einsatz aber trotzdem nicht erreicht.

Genau hier setzt PEPS an.

PEPS steht für Praxiszentrierte Evaluation und Einführung von Projekt- und PPM-Software. Die Plattform unterstützt Unternehmen dabei, den Prozess und die Methodik der Evaluation und Einführung stärker an den tatsächlichen Anforderungen der Praxis auszurichten.

Ziel ist es, Fehlentscheide bei der Evaluation und Einführung zu vermeiden und den Nutzen der eingesetzten Systeme im praktischen Einsatz zu erhöhen.

Softwareevaluation ist mehr als nur der Vergleich von Funktionen

Der Markt für Projekt- und Projektportfolio-Management-Software ist gross und vielfältig. Entsprechend umfangreich sind auch die verfügbaren Funktionskataloge und Evaluationshilfen.

Das kann die Auswahl schwieriger machen, statt sie zu vereinfachen. Denn die entscheidende Frage lautet nicht: Welche Software bietet die meisten Funktionen? Viel wichtiger ist: Welche Anforderungen muss ein System in unserem Unternehmen tatsächlich erfüllen – und welchen Nutzen soll es dabei schaffen? Diese Frage steht bei PEPS im Mittelpunkt.

Ein Anforderungsprofil sollte deshalb nicht einfach aus einer möglichst langen Liste von Funktionen bestehen. Es sollte sich an den Aufgaben, Prozessen und Zielen des Unternehmens orientieren.

Dabei gilt es beispielsweise zu klären:

• Welche Disziplinen und Aufgaben soll das zukünftige System mit welcher Priorität unterstützen?

• Welche Prozesse sollen verbessert oder neu gestaltet werden?

• Welche Informationen benötigen die unterschiedlichen Benutzergruppen für fundierte Entscheidungen?

• Müssen sowohl klassische als auch agile Ansätze unterstützt werden?

• Wo ist eine System-Integration wichtig – und wo reicht eine lose Kopplung?

• Welche Stolpersteine können bei der späteren Einführung auftreten?

Erst wenn diese Fragen geklärt sind, lässt sich sinnvoll beurteilen, welche Lösungen für das Unternehmen tatsächlich geeignet sind.

Vier Phasen führen durch den Evaluations- und Einführungsprozess

PEPS strukturiert den Prozess in vier Phasen. Dabei geht es nicht nur um die eigentliche Softwareevaluation. Auch die Vorbereitung des Projekts und die spätere Einführung werden berücksichtigt.

1. Das Projekt aufsetzen

Am Anfang stehen die Zielsetzung des Evaluations- und Einführungsprojekts, die Klärung von Stakeholdern und der Projektorganisation. Denn auch eine Softwareevaluation ist ein Projekt – und damit braucht sie klare Ziele, Verantwortlichkeiten und eine geeignete Organisation. Ein möglicher Einstieg ist ein Start-Brainstorming, bei dem Erwartungen, Fragestellungen, Herausforderungen und Ideen gesammelt werden. Den Abschluss dieser Phase bilden die grobe Projektplanung sowie die Erstellung und Genehmigung des Projektauftrags.

2. Anforderungen definieren

Diese Phase ist zentral. Hier werden die Weichen für eine Lösung gestellt, die später in der Praxis greifen soll. Der Fokus sollte dabei auf dem Nutzen liegen, den Funktionen und System als Ganzes im Unternehmen generieren.

Es geht also nicht primär darum, möglichst viele denkbare Funktionen zu erfassen. Vielmehr müssen die Anforderungen aus der konkreten Situation und den Zielen des Unternehmens heraus verstanden und priorisiert werden.

PEPS stellt dafür einen umfangreichen, herstellerneutral gehaltenen Anforderungskatalog zur Verfügung, der durch Hintergrundinformationen, Empfehlungen und weiterführende Informationen ergänzt wird.

Damit soll eine fundierte Grundlage für die anschliessende Evaluation geschaffen werden.

3. Angebote evaluieren

Ist geklärt, was das zukünftige System leisten soll, beginnt die Bewertung der am Markt verfügbaren Lösungen. Das Angebot an Projekt- und Projektportfolio-Management-Systemen ist inzwischen sehr umfangreich. Softwarekataloge und Anbieterinformationen können deshalb helfen, die Vielzahl möglicher Lösungen zunächst einzugrenzen. Entscheidend ist jedoch, die Angebote anhand der zuvor definierten Anforderungen zu betrachten. So wird die Evaluation von einem möglichst umfassenden Funktionsvergleich zu einem fokussierten Vergleich der Lösungen anhand des tatsächlichen Bedarfs.

4. Das System einführen

Mit der Auswahl einer Software ist das Projekt noch nicht abgeschlossen. Damit ein System seinen maximalen Nutzen entfalten kann, braucht es passende Prozesse und Rollen, eine Anpassung des Systems an die spezifischen Bedürfnisse und die Situation des Unternehmens sowie eine professionelle Planung und Begleitung der Einführung. Auch nach der Einführung bleibt die Arbeit nicht stehen: Pflege und Optimierung sind notwendig, damit sich die Lösung mit den Anforderungen des Unternehmens weiterentwickeln kann.

Auch die Softwareevaluation selbst braucht Projektmanagement

Ein Aspekt wird bei Softwareevaluationen leicht unterschätzt: Die Evaluation und Einführung einer Software ist selbst ein Projekt. Termine müssen überwacht und gesteuert, Aufwände im Blick behalten und Stakeholder informiert werden. Risiken müssen erkannt und behandelt, Fortschritte regelmässig überprüft und notwendige Entscheidungen herbeigeführt werden. PEPS betrachtet deshalb nicht nur die fachlichen Anforderungen an die zukünftige Software, sondern auch die professionelle Durchführung des Evaluations- und Einführungsprojekts.

Warum PEPS nicht «neutral» im klassischen Sinn ist

Eine Besonderheit von PEPS möchte ich ausdrücklich ansprechen. Die Scheuring AG ist selbst Anbieter von Software für diesen Bereich. Mit resSolution und hyperManager entwickeln wir Lösungen für Projekt-, Portfolio- und Ressourcenmanagement. PEPS kann deshalb im formalen Sinn nicht als vollständig herstellerneutral bezeichnet werden.

Wir verstehen uns vielmehr als Vertreter einer konsequenten Nutzen- und Praxisorientierung. Einen Einblick in diese Haltung vermittelt auch unser Buch «Radikale Business Software». Für PEPS bedeutet das eine Art subjektive Neutralität: Wir vermitteln unsere Erfahrungen und unsere Einschätzungen offen und unverfälscht. Dazu gehört selbstverständlich auch, den potenziellen Nutzen unserer eigenen Lösungen aufzuzeigen. Genauso gehört für uns aber dazu, Alternativen zu benennen, wenn eine andere Lösung für die konkrete Aufgabenstellung besser geeignet ist.

Entscheidend ist, eine Lösung zu finden, die den grösstmöglichen Nutzen für das Unternehmen schafft.

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