Meetings effizienter managen
- heinzscheuring
- 30. Juni
- 5 Min. Lesezeit
Aktualisiert: 1. Juli
Besprechungen – modern «Meetings» – sind eine zentrale Säule erfolgreicher Teamarbeit. Denn ohne Abstimmung, kollektive Kreativität und die gemeinsame Lösung von Problemstellungen geht in Wirtschaft und Verwaltung nichts.
Meetings sind unverzichtbar
Tipps für effizientere und wirkungsvollere Meetings kennen wir aus den Ratschlägen von Beratern oder aus einem Seminar zum Thema. Ziemlich ruhig ist es jedoch in Bezug auf intelligente IT-Unterstützung des Meeting-Managements geblieben. Dabei gibt es auch hier noch viel Luft nach oben.
Denn auch heute noch ist die Praxis verbreitet, Besprechungen als isolierte, voneinander unabhängige Anlässe zu dokumentieren: Für jedes Meeting wird ein Word-Dokument eröffnet, in welchem Themenliste (Schweiz: «Traktanden»), Beschlüsse sowie resultierende Massnahmen und Tasks festgehalten werden. Der Zugriff auf Inhalte, Entscheidungen und resultierende To-dos ist damit stark erschwert. Da Entscheide zu einem Besprechungspunkt – und mehr noch die resultierenden Tasks – sich häufig über mehrere Besprechungstermine hinweg erstrecken, entstehen Redundanzen, geht die Übersicht verloren und das Risiko, Termine zu verpassen, wächst. Dies wird dadurch noch akzentuiert, dass ein durchgängiges, gemeinsam genutztes Task Management häufig fehlt und die Tasks individuell verwaltet werden.
Kommt hinzu, dass sich die Suche nach Beschlüssen mit dieser Art von «Protokoll-
Flickenteppich» mühselig gestaltet. Wer weiss denn schon genau, ob ein bestimmtes Thema im letzten oder doch im vorletzten Meeting behandelt wurde.
Wir sind diesem unbefriedigendem Zustand mit hyperManager auf den Leib gerückt. Die Anforderungen, die wir an das Meeting-Management gestellt stellen: Meeting-Themen, Meeting-Resultate und Beschlüsse müssen möglichst einfach und direkt zugänglich sein. Sie sollten auch Meeting-übergreifend recherchiert und ausgewertet werden können. Weiter sollen sich Meeting-Inhalte sowie resultierende Massnahmen und Tasks möglichst eng miteinander verknüpfen lassen. Die Tasks dürfen dabei kein Eigenleben führen, sie müssen Teil des übergreifenden Task Managements sein.
Meetings mit dynamischem Content Management
Nicht nur beim Content Management, sondern auch in Bezug auf Meetings bietet das dynamische Content Management von hyperManager die effizientest mögliche Unterstützung. Zu dem Zweck wird eine sogenannte Datenanwendung eingerichtet und spezifisch auf diese Aufgabe massgeschneidert. Ein Meeting wird ganz einfach durch einen Datensatz repräsentiert. Mit der Mehrzeilen-Darstellung von hyperManager lassen sich dabei auch mehrere Meetings integral auf dem Bildschirm anzeigen. Ausserdem wird die Suche nach Meeting-Inhalten durch die Filterfunktionen optimal unterstützt.
Das folgende Beispiel bietet einen Einblick ins Meeting-Management mit hyperManager: Marketingmeetings eines KMU, aufrufbar für das Marketingteam oder für die Besprechungen der Leiterin mit den einzelnen Mitarbeiterinnen.
Beim Meeting-Management unter Nutzung des dynamischen Content Managements kommen hauptsächlich die folgenden Fähigkeiten von hyperManager zum Tragen:
die Möglichkeit, Meetings einzeln zu planen und zu dokumentieren und gleichzeitig die Inhalte mehrerer Meetings anzuzeigen
das Mitführen vertiefender Notizen, Grafiken oder Ausführungen in einem oder mehreren Datenfeldern, um die Kerninhalte des Meetings damit zu entlasten
Filterfunktionen für die Anzeige von Meetings für verschiedene Teilnehmergruppen oder einzelne Personen
die sehr effektive Suche, ermöglicht durch die umfassenden Filterfunktionen
die Verbindung von Meeting- und Task Management im GUI sowie mittels der Deep Link-Fähigkeiten.
Meetings mit OneNote oder Confluence unterstützen?
Wer Meetings mit Microsofts OneNote oder Confluence von Atlassian unterstützt, ist zwar moderner unterwegs, als dies mit separaten Word-Dokumenten gegeben ist. Doch letztlich werden Meeting-Themen und -Inhalte auch in Systemen dieser Art mit statischem Content Management als isolierte Pages mitgeführt. Die unbefriedigende Suche über alle Meetings oder Meetings einer bestimmten Art bleibt bestehen. Mit steigender Zahl an Meetings wird die einfache und präzise Suche nach Inhalten oder Beschlüssen zur Qual. Aber auch die vorab erwähnten weiteren Vorteile des dynamischen Content Managements entfallen in diesem Fall.
Meeting-Management bei Scheuring
Die Scheuring AG hat im März 2023 vom statischen, Page-basierten Meeting-Management auf das dynamische System umgestellt.
Die Meeting-Anwendung ist wie folgt aufgebaut:
Die Meetings des Entwicklungsteams und des Marketingteams werden alle integral an der selben Anwendung geführt.
Filterfunktionen sorgen dafür, dass das Marketingteam nur die Marketingmeetings angezeigt bekommen (solange sie den Filter nicht gezielt aufheben, um quer über alle Meetings nach Inhalten zu suchen)
Beim Entwicklungsteam wird zwischen den Teammeetings einerseits und den bilateralen Meetings andererseits unterschieden. Auch hier sorgt der passende Filter dafür, dass ein einziger Klick auf den jeweiligen Mitarbeiter nur seine Meetings mit dem Entwicklungsleiter zeigt.
Nebst den Hauptinhalten des Meetings bietet ein zusätzliches Notizfeld die Möglichkeit, vertiefende Inhalte oder entwickelte Resultate und Entscheide mitzuführen und auf einen Klick anzubieten.
Die Suche nach ausgewählten Inhalten erfolgt unter anderem über den Schnellfilter, der sowohl in den Inhalten als auch in den Notizen nach den jeweiligen Begriffen sucht.
Kurzfristige Tasks, die bis zum nächsten ober übernächsten Meeting erledigt werden sollten, bleiben – auffällig markiert – Teil der Meeting-Anwendung. Tasks mit grösserem Zeithorizont werden als Element des Task Managements eröffnet und mittels Deep Link aus dem Meeting direkt zugänglich gemacht.
Die Vorteile erweisen sich als enorm. Der Weg zurück zu statischen Meeting-Pages, wie auch wir es früher kannten, ist für uns kein Thema. Der Verlust an Transparenz und Effizienz wäre ausserordentlich gross.
Vergleich statische Pages versus dynamisches Content Management
In der folgenden Tabelle aus dem Buch “Effektiver arbeiten mit SAMM” werden die beiden grundlegend verschiedenen Ansätze – statisch versus dynamisch – für das Meeting-Management verglichen.
Page / statisch | Datenanwendung / dynamisch | |
Pro |
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Contra |
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Eng an das Meeting-Management gekoppelt werden sollte das Task Management (siehe Baustein Task Management des Buches “Effektiver arbeiten mit SAMM”). Tasks, die nicht unmittelbar zu erledigen sind, sollten dabei nicht in den Meeting-Notizen verbleiben, sondern in das offizielle Task Management einfliessen.
Anwendungstipps für ein effizientes Meeting-Management
Die folgende Fragen-Checkliste entstammt den Erfahrungen bei der Scheuring AG:
Welche der Meeting-Resultate lösen Massnahmen und Tasks aus?
Welche davon sollten aufgrund der Bedeutung oder der Frist ins Task Management fliessen, welche können – gut sichtbar markiert – auch in den Meeting-Notizen verbleiben?
Welches sind Themen, die wir für eine spätere Behandlung in den Themenspeicher aufnehmen sollten?
Wie organisieren wir diesen Themenspeicher?
Was von den Meeting-Resultaten sollte als jederzeit abrufbares Wissen bewahrt werden, und welches ist das richtige Gefäss hierfür?
Wichtig sodann: Von Zeit zu Zeit sind die als kurzfristig markierten, nicht ins Task Management eingeflossenen To-dos früherer Meetings zu sichten und deren Erledigung sicherzustellen (bei Scheuring läuft dieser Akt unter dem Begriff «Entgelben»). |
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