Sind E-Mails noch zeitgemäss?

Wendet man IT-Massstäbe an, zählen E-Mails zu den Dinosauriern der Kommunikation. Instant Messaging (Chats) oder Webmeetings haben dem E-Mail in manchen Bereichen den Rang abgelaufen. Dennoch dürfte dieser alte und zuverlässige Klassiker unter den elektronischen Gehilfen seine hohe Bedeutung und Verbreitung noch für einige Zeit behalten. Ganz besonders für den Austausch über Unternehmens- oder Organisationsgrenzen hinweg werden E-Mails wohl noch lange das Mittel der Wahl bleiben. 

Der Vorteil von E-Mails im Vergleich zu den flüchtigen Chats: Diese geben ihre Inhalte – entsprechende Ordnung und Konsequenz des Users vorausgesetzt – auch noch nach Monaten oder Jahren preis. Dennoch sollte auch dieses Instrument nicht als Ablageort für langfristig relevante Vereinbarungen oder als Wissensspeicher missbraucht werden. Denn E-Mails werden mehrheitlich persönlich verwaltet. Ausserdem ist der langfristige Zugriff auf die Inhalte nicht gesichert, wie der Autor schon schmerzlich erfahren musste. So stellen die Datensicherung und der spätere Zugriff auf Outlook-Dateien – dem Klassiker unter dem E-Mails – eine mittlere Herausforderung dar. 

hyperManager als Partner für das E-Mail-Management

Eine Option, den längerfristigen Zugang zu wichtigen E-Mails zu bewahren und diese dem Team oder einem gezielt ausgewählten Personenkreis zur Verfügung zu stellen, bietet sich mit den Möglichkeiten von hyperManager. In Verbindung mit Microsofts Graph API Technologie ermöglicht das System neu die Übernahme von E-Mail-Inhalten in eine hyperManager-Anwendung. In definierbaren Zeitintervallen lassen sich aus Outlook jene Ordner in die hyperManager-Anwendung importieren, die der User hierfür ausgewählt hat. Der Import der Mails mehrerer Personen kann auch in eine gemeinsam genutzte Anwendung erfolgen.

Wissen lässt sich auf diese Weise sehr effektiv für alle zugänglich machen und nutzen. Und besonders wertvoll: Jedes einzelne Mail lässt sich in hyperManager mit Zusatztext, Stati, Klassifizierungen oder Terminen versehen, womit nicht nur ein flexibel abfragbarer Wissensspeicher resultiert – damit wird es auch möglich, Unerledigtes ins Bewusstsein zurückzubringen, sei es über die terminsortierte Liste oder ausgestattet mit Alerts, die auf die ToDos hinweisen. 

Einige wichtige Fähigkeiten von hyperManager in Verbindung mit dem E-Mail-Management:

• Teilmengen der Mails lassen sich mittels des Hierarchischen Vorfilters in Kombination mit der Haus-Navigation sehr effektiv herausfiltern und anbieten. 

• Der Schnellfilter ermöglicht eine effektivere Suche nach Inhalten als in Outlook.

• Das Zweitfenster lässt sich mit sämtlichen Informationen flexibel konfigurieren.

• Ergänzende Kommentare, Erledigungstermine oder Bewertungen der E-Mails können das E-Mail-Management erheblich unterstützen.

• Die Mails können bei Bedarf in eine Task-Anwendung importiert werden, um die Mail-ToDos gezielt ins Task Management zu integrieren.

• Die Mail-Inhalte lassen sich aus Tasks, dem Wissensmanagement oder Meetings heraus verlinken.

• Die Mails lassen sich mit den Filtermöglichkeiten einfach archivieren, ohne den unmittelbaren Zugang zu diesen zu verlieren.

Übersicht im hyperManager der versendeten Quick 'n' Clever

Das Fazit

Die Titelfrage kann mit einem Ja beantwortet werden: E-Mails werden uns zumindest im Arbeitsleben noch über längere Zeit begleiten. Wichtig ist, zentrale Mail-Inhalte so zu organisieren, dass diese nicht nur längerfristig, sondern auch durch andere Personen nutzbar sind. Die Integration des E-Mail-Managements in hyperManager ist hierfür eine hervorragende Lösungsmöglichkeit.  

E-Mail-Management mit hyperManager kennenlernen 

Falls Sie sich für das E-Mail-Management mit hyperManager interessieren, zeigen wir Ihnen dieses gerne in einer individuellen Präsentation und loten die Anwendungsmöglichkeiten für Ihre eigenen Zwecke gemeinsam aus.